我們先總體說說時間分配，從一個外貿業(yè)務員早晨走進辦公室開始（泡茶，整理桌面略過）
一、先打開網頁查看一下匯率情況，一般以中行或央行為參考。
二、打開郵件客戶端，再打開客戶跟蹤情況表
這么做的好處在于：
1） 和未成交客戶保持聯(lián)系，讓他始終記得你。這點在客戶準備換供應商的時候尤為重要，他會第一時間想到你！
持續(xù)地聯(lián)系給未成交客戶一種感覺，你的服務很好并且有誠意跟他合作，那么當他的老供應商出問題的時候，他會給你機會！
郵件的內容以簡潔、輕描淡寫為主，千萬別寫太長，沒時間看！有些業(yè)務員，寫開發(fā)信的時候已經寫了一堆介紹公司優(yōu)勢如何如何的內容，那么跟進的時候根本不需要再寫了！寫多了客戶會反感。大家雖然膚色不同，但人的心理還是有共性的。
Dear XXX,
How are you ? I hope your everything is going well.I wonder whether you have any pending orders or inquiry recently ?
If so, please contact me with no hesitate, we are sure any of your inquiry will get our prompt attention & reply. Thanks.
Best regards,
XXX
Dear XXX,
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Best regards,
XXX
2）和已經成交客戶增進關系，展示服務！
客戶都喜歡有跟進意識的服務人員。
設想一下，當你從商場里買了一個不知名品牌的電器，買回來用了一周后突然有個回訪電話，問您使用中是否有任何問題或者不便，您的任何建議都會對今后提升產品的品質和服務起到至關重要的作用。你會不會感覺有種驚訝，或者說驚喜？不管產品品牌如何，產品體驗如何，起碼服務應該說是比較滿意的。對這個品牌或者制造商內心也會打一些分。
其實放到外貿中是一個道理，有些業(yè)務員認為出了貨，收了尾款這一單就結束了。其實，實際情況告訴我，每一次的售后跟進都是客戶決定返單的一個機會。這對加強客戶對你的印象甚至信任，都會起到潛移默化的作用。這樣隨手就能發(fā)的郵件，為什么不做呢？
郵件的內容簡潔點、輕描淡寫。
Dear XXX,
Hope this email finds you well. Have you received the goods ? How do you think ?
I hope you are satisfied with our quality. If any comments, please let me know. Thanks.
Best regards,
XXX
3） 提醒老客戶是否考慮新的訂單計劃
郵件內容可以同1），老客戶收到后一般會很快回復你的郵件，而且有些客戶會告知你具體什么時候會有新的訂單。
三、查看一下每日工作計劃表，看看昨天的工作有哪些沒有完成。
外貿業(yè)務是一項連續(xù)性的工作，比較辛苦，但貴在堅持。打個不恰當的比喻，就像農民種莊稼。松土、撒種、施肥、保溫、殺蟲等等每個環(huán)節(jié)都需要去做，等待收獲收割的那一天。
對于昨天沒完成的工作，大致考慮好今天安排在哪個時間完成。然后開始計劃今天的工作內容。有些人工作根本沒有計劃性，想到什么做什么。忙得不可開交，客戶卻丟著好幾個月沒有跟進。
這里我想說的是，我們做任何事情，其實都反映出我們的價值觀。打個比方，如果你的想法是迫切希望增加收入，那么我們計劃表中重要的事情就是考慮做一切能夠提高業(yè)績的事情。如果你的想法是保持生活安定，工作給不了你快樂，接單也沒有成就感，那么你工作的大部分內容我想是在維護老客戶。
人的一生有很多階段，每個階段的需求都不一樣。所以清楚地知道這個階段的你，最想要的是什么，這個很重要。
按照每天、每周、每月、每季度計劃好工作。
先列清單：
重要不緊急的事情有：開發(fā)新客戶，跟進未成交客戶，研究目標市場，學習更多的產品知識，汲取更多業(yè)務經驗，和客戶建立信任，制定銷售計劃和工作目標，改進與供應商的關系，鍛煉身體，好好吃一頓午飯，適當休息等（一切對你未來業(yè)績提升有直接關系的事務）
重要且緊急：跟客戶談判，催客戶尾款，給意向客戶報價，給客戶做PI，準備樣品（維持你現(xiàn)有的業(yè)績的事務），完成工作計劃。
緊急不重要：其他部門要求你配合的工作，領導交待的非業(yè)務性工作。很多事情看似很“緊急”，實際上拖一拖，甚至不辦，也無關大局。學會委托或分配這些事務交給助理、跟單甚至新業(yè)務員去做。
既不緊急也不重要：娛樂，上網，閑聊，消遣。
平時把主要時間和精力集中于前兩類事務，這樣，工作時才是真正有效率。
一般來說，每天固定花半個小時對一段時間未聯(lián)系的客戶say hello
每天花半個小時時間閱讀一下國際站的英文新聞，對實事多了解一些，并且當做鍛煉閱讀能力。當有客戶來拜訪時，在路上，至少你可以多了很多當下熱點的話題。每天半小時至一小時用來回復老客戶的郵件，簡潔表達清楚即可。
把更多的精力用來考慮和研究怎樣去跟進和回復潛在客戶，力求建立起信任。
每天花半小時的時間來研究了解目標市場，對一個目標市場的了解起碼做到市場銷售價格、市場常見品牌、做這個品牌的供應商和其分銷商有哪些、銷售渠道有哪些、目標市場上行業(yè)內的標桿客戶、主要規(guī)格類型、該國最大的幾個supermarket、該國最主要的一兩個B2B網站等等。
PS：著名的80/20法則：
你每天做的工作內容，只有20%會和產生利潤有直接聯(lián)系；用20%的成本去維護老客戶，將會得到80%的收益；在看我這篇文章的，有20%的人會真正把這些內容去實踐，而不是和其他80%的人一樣，簡單地COPY到WORD里面，然后無限期封藏。
四、合理高效地運用工具開發(fā)客戶及回復客戶郵件
完成每日計劃之后，應該在9點或9點半左右。
早上的這段時間，對大多數人來說，都屬于效率不高的一段時間。這段時間內適合做一些機械的，閑雜的工作。因此我不得不說，這段時間用來發(fā)開發(fā)信，是再合適不過了。
（一般為半小時或一小時。結束時間控制在10點半之前。）
當然有些人認為，應該根據不同時區(qū)的客戶，選擇不同的時區(qū)去發(fā)開發(fā)信。這樣確保開發(fā)信能夠出現(xiàn)在客戶郵件列表的最上部。
1）外貿業(yè)務工具之一 郵件客戶端的使用
對于郵件客戶端，每個業(yè)務員都有自己的選擇，有些人用OUTLOOK EXPRESS順手，有些人用OFFICE的OUTLOOK順手，有些人用FOXMAIL順手，還有少數一部分人用網頁收發(fā)郵件。我個人的建議是，推薦大家用Foxmail。
Foxmail相比較其他兩個客戶端的好處是：你可以創(chuàng)建很多簽名，把很多不同版本的開發(fā)信做成簽名，然后針對不同的客戶，發(fā)開發(fā)信的時候選擇插入不同的簽名，會非常方便。比方說我，我會建立好幾個開發(fā)信版本，專門針對某一行業(yè)產品的，然后還能細化具體哪些產品，專門針對XX產品的，專門針對YY產品的等等。。
另外，用Outlook Express 搜索一個客戶的郵件需要在搜索欄那里輸入客戶郵箱或者名字才能搜索，而Foxmail 7.0 版本的這個直接在郵件上右擊鼠標，菜單里有個“查找來自XXX 的郵件”，就會立即列出這個客戶的所有郵件，還是很方便的。
FOXMAIL 里面可以設置很多個郵件簽名。我說的意思是可以根據不同的回復郵件的場景，把不同的郵件內容寫進去，作為郵件的簽名。
好比：需要回復不能及時交貨的時候，插入郵件簽名“不能及時交貨 - 原材料原因”（簽名里面是具體的先設定好的郵件內容。）
也許你也想過。可是同樣80/20法則，付出過行動的人只有20%但卻因此節(jié)省了80%的時間。這里我只是拋磚引玉，大家悟性很高，應該會明白怎么做的。
下面簡單展示一下一小部分內容，算是拋磚引玉。有心人可以自己動手去做：
出差— 不方便及時查看郵件
I will be out of office for a business trip during Jun 15th - Jun 25th 2012.
With very limited access to email and voicemail, I cannot check or reply your email in time.
If you have urgent matter to discuss with me, please call me at +86-xxx xxxx xxxx.
If you have a question regarding inquiry of product or price, please contact XXX Durling or Durling@xxx.com+86-xxx-XXXXXXX.
If you have a question regarding documents of shipment, please contact Cindy Luo Cindy @xxx.com or +86-xxx-XXXXXXX.
Thank you and have a nice day!
收到詢價，產品種類少，郵件里報價
收到詢價，產品種類多，附件中報價表
發(fā)送CATALOG
We regret that it’s hard to meet your target price. It’s a quite low price and below our cost / make us have no margin profit.
Please note that the material cost rising about 5% per ton
The exchange rate float from 6.34 to 6.20 during last two months
We would like to work with you and we believe we can be good partners each other, but we really need a health start of cooperation and keep that long-term.
Hope to get your understanding and support.
